التحدث في الهاتف سواء المحمول أو هاتف المنزل وحتى الشركة له أصول خاصة سواء كنت المتصل أو المُجيب لكل شخص قواعد خاصة و فن يجب أن يلتزم بت أثناء التحدث وهذا كله مفيد لك، فحتمًا أن التواصل عبر الصوت لا يوصل إيماءات الجسم أو حتى يوصل الأفكار بنسبة 100% كما تفعل المقابلات الشخصية وجهًا لوجه و حتى لا تقع في أي لبس أثناء التحدث أو يُعيب الآخرين اتبع بعض القواعد أثناء التحدث في الهاتف وهي ما ستجنبك الكثير فيما بعد . هناك بعض القواعد العامة التي يجب مراعتها من الجميع أثناء التحدث في الهاتف أو حتى استخدامه سواء كنت متصل أو مُجيب فهذه قواعد عامة نعرضها عليك ومن ثم نتطرق للقواعد الخاصة بالمُتصل والمجيب . [color=red]1- لا تتحدث في الأماكن المغلقة :[/color] حتى وإن كنت بعيداً عن الأشخاص في هذا المكان المغلق على بعد 10 أقدام فما زال بإمكانهم سماعك فتجبرهم على سماعك بمجرد تواجدهم في هذا المكان لأن لكل شخص حيز مكاني لا يجب تخطيه حتى لا يشعر الآخرين بالضيق وعدم الارتياح فيجب أن تبعد مسافة 30 – 60 سم أو أكثر عن الآخرين أثناء التحدث عبر الهاتف المحمول إذا كنت في مكان غير مغلق أما الأماكن المغلقة فلا يُفضل ذلك . [color=red]2- لا تتحدث بصوت مرتفع أو تصرخ في الهاتف:[/color] يجب التحدث بنبرة صوت هادئة فلا داعي للصراخ حتى وإن كان المكان حولك مزدحم وتشعر إن كلامك لا يوصل، فلا تصرخ و في الواقع إن المحمول مزود بميكروفون حساس يستطيع نقل الأصوات الهامسة ، فلا داعي للصراخ حتى يكون كلامك مفهوماً لدي المتحدث الأخر وأيضًا كي لا تزعج الآخرين من حولك . [color=red]3- لا تشتغل خاصية السماعات الخارجية :[/color] لا داعي لأن يستمع الآخرين لمحادثتك لا يُفضل إطلاقًا أن تستخدم تلك الخاصية في مكان عام فيبدأ الآخرين بمعرفة حديثك وربما قد يصيبهم هذا بالضجر لعدم رغبتهم في سماع صوت المحادثة و لتركيزهم في أمور أخرى خاصة بهم . [color=red]4- لا تتحدث عن أمورك الشخصية في الأماكن العامة :[/color] تيقن أنه لديك حيز من الخصوصية لا يمكن أن تترك الآخرين تجاوزه فإذا كنت مضطراً اعتذر ممن تتحدث معه لتستكمل الحديث في وقت آخر، فيجب عليك أن تختار الوقت والمكان المناسبين للتحدث في الأمور الهامة و الشخصية عبر المحمول حتى تضمن الخصوصية والسرية . [color=red]5- ابتعد عن الشجار في الهاتف :[/color] قد تضعك الظروف لأن تتشاجر في الهاتف سواء مع أحد موظفين العمل أو أحد أفراد العائلة، تأكد أنك بتلك الطريقة لن توصل لحل فهذا سيُزيد الأمر سوء و يفاقم المشكلة لأن التواصل الغير مرئي المتبادل لا يواصل الأفكار بشكل مفهوم أو حتى الآراء، يمكنك تأجيل النقاش في الأمر لأول مقابلة شخصية بينك وبين المتحدث حتى لا تزيد الأمر سوء بسبب تلك المكاملة و تنشأ فجوة بينكما قبل أن تتلاقيا . [color=red]6- تفرغ لمكالمتك ولا تشتت نفسك :[/color] في الوقت الراهن نجد العديد من الأشخاص يقومون بأكثر من عمل في وقت واحد كالكتابة على الكمبيوتر وشرب فنجان القهوة فيستطيع الشخص إنجاز أكثر من عمل في آن واحد بكفاءة بينما الأمر مع الهاتف المحمول مختلف حيث يتطلب التركيز والتفرد حتى يتم إنجاز الأعمال التي تجرى من خلاله بكفاءة و تتواصل الأفكار جيداً بينك وبين المتحدث . [color=red]7- أعرف ماهية الأماكن الممنوع فيها استخدام الهاتف :[/color] هناك بعض الأماكن ممنوع أن تستخدم فيها هاتفك وذلك إذا استخدمته فيها تكون مخطأ و ستقابل الانتقاد من المتحدث في الطرف الآخر وكذلك الأشخاص من حولك هذه الأماكن مثل : "الحمامات -المصاعد -المستشفيات -غرف الانتظار- سيارات الأجرة -الباصات -القطارات باعتبارهم أماكن عامة -اجتماعات – المكتبات -المتاحف -أماكن العبادة – مدرسة -محاضرات – الجنازات – السينما -أثناء زيارة الأقارب"، ويمكنك أن تقي نفسك من الإحراج وتضع الهاتف على خاصية الصامت في بعض تلك الأماكن . [color=red]8- لا تستخدم الهاتف وأنت تتناول وجبة من أحدهم :[/color] إذا كنت ستتناول وجبة من أحدهم كما لو كنت ستقابل أحد أصدقائك أو خطيبتك أو أقاربك و تتوقع محادثة مهمة يفضل أن تنتهي من أمرها قبل أن تبدأ في الطعام حتى وإن كنت ستضطر لأن تضع الهاتف على خاصية الصامت لأن قيامك بالمحادثة أثناء تناول الطعام مع أحد سيكون محرج جداً لك و سيصيب من أمامك ببعض الضجر . [color=red]10- استأذن من الآخرين لتقوم بمكالمتك :[/color] إذا كنت تجلس مع عدة أشخاص في اجتماع أو مجرد جلسة عامة تتحدث فيها مع الآخرين، وفجأة تريد أن تقوم بمكالمة أو تجيب على الهاتف من الأمور الصحيحة يجب وقتها أن تستأذن ممن حولك . [color=red]ومن هنا انتهينا من القواعد العامة، والآن نعرض القواعد الخاصة بكل من المتصل و المُجيب :[/color] [color=red]أولاً: بالنسبة للمتصل: [/color]أنت من تريد التواصل وأنت الذي أقبلت على الاتصال فهناك بعض القواعد الذي يجب الالتزام بها كي يصبح اتصالك مُحبب لدى الآخرين . 1- بما إنك المُتصل فهذا يعني أنك أردت بالفعل هذا الاتصال لذلك يجب عليك أن تكون متفرغ تمامًا أثناء الحديث لا تنشغل بأمور أخرى كأن تكون في مشوار خاص بك يستدعي تركيزك أو تشتري نشئ ما إلى غير ذك وتقوم بالاتصال بشخص ما لتحدثه هذا بالطبع سيؤثر بالسلب على المحادثة مما يجعلك متشتت أثناء الحديث فيفضل التفرغ التام طالما كنت أنت المتصل . 2- إذا كان الاتصال طارئ بخصوص العمل يُفضل أن تبدأ الحديث بالأمر الطارئ والمهم دون الخوض في تفاصيل أخرى، لأن هذا سيوضح لمن تتصل به أن الأمر هام ويقدر أنك منشغل في أمور أخرى وهي بالحديد العمل فكانت تلك المحادثة لدواعي الشغل وفقط ليس للاطمئنان على صديقك أو زميلك في العمل إلى آخره فالدخول في الأمر على وجه السرعة يكون جيداً . 3- لا تنس التحية في بداية الحديث، أنت المتصل لا يفوتك هذا الأمر، أبدا بالسلام ومن ثم تطرق للحديث الذي تريده . 4- بعد السلام لا تنس أبداً الاطمئنان على حال من تحدثه وحال من يمهه أمرهم كأن تتصل بصديقك فتسأل عليه وعلى حال زوجته أو أولادة وحتى والديه، إن هذا الأمر سيترك عنده طابع حب و مودة تجاهك . 5- إذا كنت تتصل بمن يعرفك مسبقًا فلا توجد مشكلة أما إذا كنت تتصل بشخص لأول مرة فيجب عليك بعد التحية أن تقول أسمك بالكامل على الأقل أسمك واسم الأب، ومن ثم تقول صفتك و سبب الاتصال، ثم تعطي فرصة للمتحدث أن يرد على هذا السياق الأول و أن يستفسر على أي نشئ يرده ومن ثم تجيب عليك وتستكمل حديثك، و أهم شيء أن الانطباع الأول يدوم كثيراً ولهذا تأكد من أن نمط حديثك هادئ و كلماتك واضحة ولا تسرع في الكلام . 6- لا تنسى الألقاب إذا كنت تتصل بشخص غير قريب منك فمع صديقك أقاربك تكون على حريتك بدون ألقاب أما غير ذلك و خصوصًا مكالمات العمل أو إن كنت تتصل بأحد لأول مرة لا تنسى لقبة السيد أو السيدة ثم تقول اسمه هكذا يكون أفضل بالتأكيد . [color=red]ثانيًا: بالنسبة للمُجيب:[/color] إذا أجبت على الهاتف فأنت بالتأكيد على الاستعداد للحديث ولهذا يجب عليك الالتزام ببعض القواعد وهي 1- أجب على الهاتف وقل تحية، وبعد أن يرد من أمامك التحية دعه يتحدث بما يريد لأنه هو المتصل ومن ثم يمكنك التعقيب على كلامه بعد إن ينتهي فمادام هو المتصل إذا اتركه ليتحدث . 2- أحيانًا لا نكون في مزاج جيد للحديث هنا يُفضل أن تجيب على الهاتف ومن ثم تستأذن ممن يتصل بك إنك سوف تعاود الاتصال بت بعد ساعة، ساعتين أو حسب الوقت المناسب لك، فلا يمكنك بأي حال من الأحوال أن لا تجيب على من يتصل بك كأن يأتي زائر إلى بيتك فلا تجيبه هل تتصور ذلك ؟ أما وقت انشغالك الفعلي فيمكنك بدلًا من الرد إرسال رسالة نصية تعتذر عن عدم الرد وإنك سوف تعاود الاتصال عندما يتاح وقتك لذلك . 3- كما يسأل المُتصل عليك وعلى أحوالك، لا تنسى أبداً أن تحدثه عن حاله وتبادله نفس الاهتمام.