غالبا ما تكون جميع المشاكل داخل المؤسسات متعلقة بالتواصل الذي يمثل الطريقة التي نتفاعل بها معا.
وقالت الكاتبة كيت هيوستن في تقريرها الذي نشره موقع "كوارتز" الأميركي، إن هناك كثيرا من الأسباب التي تجعل التواصل داخل الشركة عرضة للانهيار، حيث ذكرت أكثر المشاكل شيوعا في هذا الصدد.
إستراتيجيات العمل السطحية
مشكلة التواصل تظهر أكثر عند التحدث عن إستراتيجيات العمل، إذ بإمكان أي شخص تقديم خطة عمل، لكنه لن يكون قادرا على تحديد التغيرات الفعلية، ولن يستطيع الإجابة عن الأسئلة الملموسة، مما قد يشعر العاملين داخل المؤسسة بالارتباك والإحباط لأنهم غير قادرين على الموازنة بين التغييرات ومسؤولياتهم اليومية.
ففي إدارة ورشة عمل مثلا دون أي هدف أو نتائج واضحة، لن يفهم الموظفون آلية العمل مطلقا وسيشعرون كما لو أنهم يضيعون وقتهم حيث تتطلب الإستراتيجية الجيدة دراسة معمقة، أي أن تشمل فهما واضحا للمشاكل الرئيسة وقدرة على شرح كيفية معالجة هذه المشاكل.
تضارب الأولويات
تبرز هذه المشكلة عندما يتواصل الناس معا بشكل سطحي، دون أخذ آراء أو أولويات الطرف الآخر في الحسبان.
وعلى سبيل المثال، يحتاج الفريق (أ) إلى دعم من الفريق (ب) في مشروعه ذي الأولوية البالغة، لكن الفريق (ب) يعتبر هذا المشروع ذا أولوية أدنى ويتخلى عنه من أجل مشروع آخر، مما يحبط الفريق (أ).
وأفادت الكاتبة أنها مرت بتجربة مماثلة أثناء عملها مع أحد الفرق، التي كانت تواجه فشلا متواصلا، إذ اكتشفت بعد دراسة مطولة لجدول أعمالهم، أن التواصل بين أعضاء الفريق كان منقطعا منذ أشهر، وبالتالي أصبحت أولوياتهم وأولويات الأشخاص الذين يتعاملون معهم متباعدة تماما.
غياب التعاطف
تتفاقم هذه المشكلة داخل معظم الشركات بشكل خاص عندما يحاول الموظفون مناقشة بعض التغييرات التنظيمية المهمة.
ففي بعض الأحيان، تجبر العوامل الخارجية الشركة على مراجعة خطة العمل واتخاذ قرار بوقف المشروع، وإعادة تعيين أفراد الفريق للعمل على مشروع آخر ذي أولوية مهمة.
في المقابل، تتجاهل الشركة المجهودات الشخصية التي بذلها أولئك الأفراد في المشروع الذي عملوا عليه لفترة طويلة، وهو ما يسبب القلق والاستياء داخل المؤسسة.
وأوضحت الكاتبة أن التغيير التنظيمي عادة ما يكون نتيجة تفكير معمق من طرف القيادة، إلى جانب العمل من خلال رؤية واسعة لمعرفة سبب الحاجة إلى هذا التغيير. لكن يعتمد كبار القادة على مشاعرهم الشخصية عند اتخاذ مثل هذه القرارات، متجاهلين آراء الموظفين ومصالحهم.
التواصل المسبب للقلق
في بعض الأحيان، تخبر شخصا ما بأمر بسيط وصريح، لتشاهد فيما بعد وأنت في حيرة من أمرك، رد فعله المبالغ فيه.
في الحقيقة، يتجلى التواصل الذي يثير القلق عندما تشعر وكأنك لا تستطيع التحدث مباشرة لشخص ما، ذلك أن كل ما تخبره به يمر خلال طبقة من الخوف والقلق. ويجعل ذلك المحادثات أكثر صعوبة مما ينبغي لها أن تكون، ويجعلك أكثر ميلا لتنجب الخوض فيها.
الثقة المبالغ فيها
بعض الموظفين يميلون أحيانا إلى الإفراط في الثقة بأنفسهم، فقد يقترح أحد قادة الفريق الجدد تغييرا كبيرا في خطة العمل دون تقديم تفسير مناسب لذلك، مما يسبب حيرة لدى أعضاء الفريق.
وبغض النظر عن تاريخ النجاحات لهذا القائد، يتشبث الموظفون بطريقة العمل التقليدية المعتمدة داخل شركتهم، معتقدين أن الأساليب التي نجحت مع الشركات الأخرى، لن تنجح بالضرورة مع طريقة عملهم.
ويجب أن تكون الثقة بين المدير وموظفيه متبادلة، كما يجدر بالأعضاء الجدد إدراك أن الثقة يجب اكتسابها.
والعلاقات القوية تبنى على الصدق والنزاهة بين الموظفين، وبالتالي، على المدير أن يبتعد عن كل المشاكل الشائعة في التواصل مع موظفيه، من أجل تطوير النوايا الحسنة التي يحتاجها لإدارة الشركة بشكل فعال.
