اتخذ فيروس كورونا أو «كوفيد-19» (Covid-19) منحى أشد خطورة في كل أنحاء العالم مع تحذيرات من تأثيره بدرجة كبيرة على طريقة عملنا ومواعيده ومكانه:
وبحسب الدكتور أيمن الدهشان الخبير الإداري قد يمثّل الانتشار العالمي للفيروس لحظةً تكشف عما إذا كان الموظفون جاهزين للاستجابة بسرعة للتغيرات غير المتوقعة في مكان العمل.
ويمكن أن ينخفض السفر لأغراض العمل أو أن يتوقف تماماً. وقد يتعين على المزيد من الموظفين العمل خارج «ساعات العمل» المحلية، واستخدام المؤتمرات عبر الفيديو لتوفيق ساعات العمل في المناطق الزمنية المختلفة.
وإذا ساءت الأمور جداً، يمكن أن يُطلب من الكثيرين – أو أن يطلبوا هم أنفسهم – بالطبع العمل عن بُعد.
مع التطور التقني أصبح من اليسير أداء الكثير من الأعمال من أي مكان دون الحاجة إلى الانتقال إلى مكتب معين وتكبد عناء المواصلات أو القيادة، فقد تعمل بنظام الدوام الكامل أو الدوام الجزئي ولكن عن بُعد، كما أن العمل عن بُعد لا يعني بالضرورة العمل من المنزل، بل يمكنك تأجير مكتب في بعض المقاهي أو مساحات العمل المشتركة القريبة من منزلك بالطبع. وإليك النصائح التالية لتدير شركتك بسهولة عن بُعد:
حددي المهام والوظائف التي قد تتأثر
1) دوّني الأدوار والواجبات التي يمكن إنجازها، ولو جزئياً، دون الحضور بشكل شخصي في مكان العمل.
2) لا يُمكن إنجازها، حتى جزئياً، خارج المكتب الفعلي.
3) والتي لست متأكدة منها.
- شكّكي في أي مسلّمات افتراضية يُحتمل أنها غير دقيقة حول وظائف محددة، ربما تكون قد اعتقدت أن أداءها عن بُعد غير ممكن.
وبالنسبة للمهام التي تندرج ضمن قائمة «لست متأكداً»، كُوني مستعداً للتجربة.
على سبيل المثال، قيل لي لسنوات إن «المساعدين الإداريين لا يستطيعون العمل بمرونة».
ولقد تعاونتُ لسنوات مع فِرق مؤلفة من المساعدين الإداريين؛ لأثبت أن هذا غير صحيح، فتتطلب بعض المهام التي ينجزونها بالطبع حضوراً فعلياً، لكن يمكن التخطيط لها.
ويمكن أن تُجرى غالبية المهام الموكلة إليهم بشكل فاعل خارج نموذج العمل التقليدي وبشكل يفيد الشركة.
التدقيق في أجهزة تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات المتاحة، وسدّ أي ثغرات في الوصول إليها والاعتماد عليها.
- قيّمي مستوى ارتياح الموظفين لاستخدام تطبيقات محددة من قبيل تلك المستخدمة لإجراء المؤتمرات باستخدام الفيديو ومنصات التواصل/ التعاون الأخرى.
واحرصي على توفير التدريب وإتاحة فرص الممارسة قبل أن يحتاج الناس إلى استخدام هذه التطبيقات فتجد ثغرات. الإتقان في الوقت الفعلي ليس الحل الأمثل الآن وغير فعال.
حدّدي الأجهزة التي تملكها المؤسسة، والتي يستطيع الناس استخدامها، ووضّحي مدى إمكانية استخدام الموظفين لأجهزة الهاتف والكمبيوتر المحمول «الشخصية» في العمل.
وتحرّي ما إذا كانت هناك أي مشاكل متعلقة بأمن البيانات يجب أخذها بعين الاعتبار والطريقة المثلى لحلها مسبقاً.
جهّزي بروتوكول تواصل مقدماً
يجب أن تحددي خطة التواصل هذه كما يلي: كيفية الوصول إلى الجميع (مثل وضع جميع معلومات الاتصال في مكان واحد، وتوضيح قنوات التواصل الأساسية كالبريد الإلكتروني والمراسلة الفورية ومنصة «سلاك» Slack وغيرها)، والاستجابة المنتظرة للزبائن من قبل الموظفين، وكيف سوف تنسّق الفِرق عملها وتلتقي معاً، ومكان انعقاد الاجتماعات تلك.
تحديد طرق قياس الأداء التي يُمكن أن تؤدي إلى تغيير أوسع نطاقاً
بعد انتهاء فترة الاستجابة المرنة، سوف تتيح لك هذه البيانات التفكير ملياً فيما نجح منها وما لم ينجح، والسبب وراء ذلك.
كما سوف تساعدك البيانات مسبقاً لتجيب عن السؤال الحتمي بمجرد مرور الأزمة ومفاده: لماذا لا نقوم بهذا طيلة الوقت؟ وقد تقرر بناءً على النتائج أن تستأنف بعض جوانب الاستجابة المرنة بشكل دائم وتغيير أسلوب العمل التقليدي.
على سبيل المثال، قد تخفضين رحلات الانتقال للعمل بنسبة 25%، وتستعيضين عنها بإجراء المؤتمرات باستخدام الفيديو.
وستعرفين بعد ذلك أن حوالي 80% من هذه الاجتماعات فاعلة بالقدر ذاته عند عقدها افتراضياً. وبالتالي، سوف يستمر التخفيض في رحلات العمل بنسبة 20%، لكنه سوف يشكل هذه المرة جزءاً من استراتيجية الاستدامة الخاصة بالمؤسسة لتخفيض الانبعاثات الكربونية.
