تتطلب إدارة المشروعات معرفة ببعض الأساليب والنظم التي ينبغي انتهاجها من أجل إنجاح الأداء. لأن عددًا من من الشباب والشابات يقبل على إطلاق المشروعات الصغيرة، راهنًا، تتطرق السطور الآتية إلى بعض الخطوات والنظم المساعدة في هذا الإطار.
خطوات إدارية
يقول المتخصّص في تطوير الـأعمال والتدريب عبد الناصر الديب إن "غالبية أصحاب المشروعات يمكثون بشكل يومي في مقرات العمل، وذلك لأنهم يؤدون أدورًا حيوية تتمثل في إنتاج الخدمة أو إدارة عمليات الشركة أو متابعة الحسابات، علمًا أنه في البداية يكون مالك المشروع مسؤولًا أيضًا عن التسويق والمبيعات". ويضيف أن "أصحاب المشروعات يعملون لساعات طويلة، وقد يضطرون إلى عدم أخذ إجازات لوقت طويل أيضًا"، لافتًا إلى أنه لأننا لا نتعلم كيفية إدارة المشاريع التجارية، في سياق الدراسة الأكاديمية، يلزم الأمر أصحاب المشروعات الصغيرة والناشئة إدراك أن هناك بعض النظم والخطوات التي يجب اتباعها من أجل تحقيق مبدأ الإدارة الناجحة والوصول لأهداف العمل".
ويلخّص تلك النظم، قائلًا إنها "مجموعة من العمليات المحددة التي يتبعها المشروع التجاري بصفة دورية، حتى نجد في نهاية المطاف منتجًا أو خدمة ذات مواصفات خاصة أو معايير لكل عميل يتعامل مع الشركة، وهذه الإجراءات والعمليات لابد أنّ تكون موثقة ومكتوبة ومسجلة، حتى يسهل الرجوع إليها".
4 نظم مسؤولة عن تنفيذ الخطوات
يشير الديب إلى 4 أنواع من النظم والخطوات، التي يجب اتباعها لإدارة المشروع، هي:
1. النظام المسؤول عن تنفيذ المهام: سواء تعلّق الأمر بالمهام التي يؤديها الفرد أو فريق العمل، يوضّح النظام المذكور التسلسل الزمني لإنجاز مهمة ما (أو مشروع ما)، بحيث كل من يعمل في إطار المشروع يصبح مدركًا لتلك الإجراءات، ومواقيتها. بالطبع، تتعدد الأمثلة على هذا النوع من النظم، مثل: النماذج الجاهزة التي يقوم الموظف بملئها، كما السيناريوهات التي يرددها العاملون في التسويق عبر الهاتف (أو خدمة العملاء) والأسئلة المتكررة على الشركة والموظفين حتى يتم الرجوع إليها، جنبًا إلى جنب الإرشادات واللوحات والتنبيهات التي توضع على الأجهزة الموضحة لطرق الاستخدام الصحيحة والتي تحذر من بعض الأخطار. إلى ذلك، هناك نماذج بعض المعادلات الهامة بصيغة "الإكسل" التي تسهل إجراء العمليات الحسابية لمجرد إدخال البيانات، والأوصاف الوظيفية التي تنشر في الإعلانات أو التي تتم محاسبة الموظف على إثرها، والبرامج الحاسوبية، مثل: البرامج الهندسية أو البرامج المحاسبية وبرامج إدارة المشاريع.
2. حفظ المعلومات: في الشركة، يتراكم عبر السنوات كمّ هائل من المعلومات والخبرات والمعرفة، مما يستدعي الاحتفاظ بها بشكل دقيق ومصنف بصورة تسهل الحصول عليها وقت الحاجة. تشتمل المعلومات على قاعدة البيانات الخاصة بالعملاء والموردين، كما نظام تخزين الملفات، سواء المطبوعة منها أو الرقمية ونظام المعاملات والاتفاقيات التي تتم مع العملاء والموردين ونظام الاحتفاظ بمواصفات ومكونات المنتجات التي تقوم الشركة بإدارتها.
3. أنظمة التحكم: حتى تُترك للموظفين الحرية والاستقلالية لإدارة بعض المهام، لابد من وجود بعض الضوابط التي تضمن عدم إساءة استخدام هذه الحرية. مثلًا: يُستحسن وجود شخصين على الأقل مسؤولين عن الشؤون المالية والقرارات المُتعلقة، إذ تسجل العمليات وتراجع مع مطابقة بعضها ببعض، مع ضرورة أن يكون هناك حدود قصوى في الشؤون المالية، لا سيما نفقات الشركة، وأن يكون لكل مستوى إداري صلاحية معينة من تلك النفقات، كذلك وضع حد للخصومات التي تُقدم للعميل، ووضع نظام للاستثناءات في عمليات البيع.
4. لوحة البيانات: توفر المؤشرات الحيوية معلومات عن مدى صحة سير المشروع الصغير أو العمل التجاري، فهذه اللوحة تخبر عن حالة العمل وتنبه في حال وجود مشكلة ما أو انحراف عن المسار المطلوب، مثل: أرقام إجمالي المبيعات أو نسبة الربح أو المرتجعات أو مستوى رضا العملاء عن الشركة أو مستوى إنتاجية الموظفين.
يخلص الديب إلى أن اعتماد النظم المذكورة آنفًا مفيد لصاحب المنشأة، على صعيد إدارة المشروع بنجاح وبأقل قدر من التدخل البشري الذي لا يتم إلا في حال انحراف العمل عن مساره.
